أحيانًا يكون اكتشاف العوائق التي تحول دون التواصل في العمل أمرًا سهلاً إلى حد ما. عندما يتم ترك سوء الفهم دون معالجة ، فقد تراه في شكل نزاع في مكان العمل أو انخفاض الإنتاجية. هناك ميل لسوء التواصل عندما يكون هناك القليل من الشفافية. وأحيانًا قد يكون هذا غير مقصود.
يعتقد الكثير من الناس أنهم متواصلون فعالون لأنهم ذهبوا إلى المدرسة أو لديهم قدر معين من الخبرة العملية ، لكن في الواقع لا يزالون يكافحون للتأثير على الآخرين برسالتهم. نتيجة الاتصال غير الفعال هي الفرصة الضائعة والوقت الضائع والموارد الضائعة – كل ذلك بسبب عدم وجود محادثات ذات تأثير كبير.
قد تلاحظ عددًا من العوامل التي تؤثر على التواصل الواضح والفعال والشفاف في العمل: الخصائص الشخصية ، والمسافة المادية ، والرسالة نفسها ، والسياق ، والمصطلحات المستخدمة ، والثقافة.
فيما يلي 7 طرق لضمان التواصل الفعال في العمل حتى تتمكن من إنشاء بيئة عمل فعالة ومنتجة وشاملة.
1. اعرف جمهورك جيدًا
يعد فهم جمهورك أمرًا ضروريًا للتواصل الفعال في العمل. ينطبق هذا على الاتصالات الشفوية والمكتوبة ، والعروض التقديمية ، ورسائل البريد الإلكتروني اليومية ، والإعلانات على مستوى الشركة أو تقديم تحديثات الحالة للمشاريع.
ما إذا كان سيتم توصيل رسالتك بشكل فعال أم لا ، فإن ذلك ينبع من فهم ما يهتم به جمهورك.
- من الذي تستهدفه باتصالاتك؟
- ما هو الهدف من رسالتك؟
- ما الذي تحتاج إلى معرفته؟
- ماذا تريد منهم أن يفعلوا؟
- ما هي أفضل طريقة لإيصال الرسالة إلى جمهورك؟
- كيف سيرى جمهورك الرسالة أو يفسرها؟
- كيف سيشعر جمهورك ويفكر ويتفاعل عندما يتلقون رسالتك؟
للإجابة على هذه الأسئلة ، ستحتاج إلى التخطيط المسبق ، والبحث ، ومراقبة سلوكيات جمهورك. على سبيل المثال ، من المحتمل أن يكون أسلوبك في التواصل مع فريقك أو زملائك مختلفًا عن الطريقة التي تتواصل بها مع قائدك لأن هذه المجموعات لها اهتمامات مختلفة.
2. اسعى لفهم الموقف وتوضيحه
خذ وقتًا لتكون مدروسًا ومتعمدًا. قبل التواصل في العمل ، من الضروري التوقف وفهم الموقف والتوضيح والتعاطف. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على التواصل بشكل فعال في العمل:
- كن فضولى. اطرح أسئلة مفتوحة تبدأ بـ “ماذا” و “كيف” لجمع المعلومات. يميل الناس إلى أن يكونوا أكثر وصفية في ردودهم. يمكنك بعد ذلك طرح أسئلة استقصائية مفتوحة للحصول على مزيد من السياق. كلما فهمت أكثر ، زادت احتمالية قدرتك على تصميم رسالة مناسبة تلقى صدى لدى جمهورك.
- تعلم كطفل. في العادة ، ليس للأطفال معرفة مسبقة بما هم على وشك تعلمه. هناك شعور بالتواضع في نهج التعلم الخاص بهم. اتبع نفس النهج عندما تضع نفسك مكان جمهورك بينما تسعى إلى فهم موقفهم. كن منفتحًا وجاهزًا وراغبًا في رؤية وجهة نظر جمهورك.
- تحقق من افتراضاتك. قد يؤدي اتساع خبرتك إلى حجب تصوراتك وأحكامك. تحدى الأفكار المسبقة عن جمهورك. حدد من تريد التحدث معه أو ما هو البحث الذي تريد إجراؤه للتحقق مما إذا كانت افتراضاتك صحيحة. تأكد من أنك تخلق مساحة للفهم قبل القفز إلى العمل.
- كن شاملا. يريد الناس الانتماء والشعور بالاندماج والتقدير في مكان العمل. كن مدروسًا لضمان استيعاب أفكار الجميع. على سبيل المثال ، إذا كنت في اجتماع وتطلب مدخلات ، فتأكد من وجود وقت كافٍ للجميع لمشاركة ردودهم. إذا نفد الوقت ، فذكر في الاجتماع أنك ستتواصل معهم لاحقًا.
3. الاستماع على مستويات متعددة
“معظم الناس لا يستمعون بقصد الفهم ؛ يستمعون بنية الرد “- ستيفن آر كوفي
من المحتمل أن تكون على دراية بنصائح الاستماع النشط الأساسية هذه. ومع ذلك ، عندما نشعر بالإرهاق في الوفاء بالمواعيد النهائية أو تحديد الأولويات أو الإنشاء ، فمن السهل أن تكون في وضع الطيار الآلي وتفوتك الرسائل الرئيسية التي يمكن أن تساعدك على التواصل بشكل فعال في العمل. فيما يلي تذكيرات لمواصلة الممارسة:
- شرح النص. أكد فهمك للرسالة بتكرارها أو إعادة صياغتها بكلماتك الخاصة. إذا كان هناك تناقضات بين الأطراف ، فهذا هو الوقت المناسب للتوضيح.
- مسبار. اطرح أسئلة إذا شعرت أن هناك معلومات مفقودة قد تحتاجها.
- وضح. إذا كنت لا تفهم شيئًا تمامًا ، اسأل.
- تذكر. حاول أن تتذكر النقاط المهمة لجمهورك. يمكن استخدام هذه المعلومات في المستقبل وتظهر لجمهورك أنك اهتممت وأنك كنت تستمع بنشاط.
كونك متواصلاً فعالاً في العمل يعني أنك بحاجة إلى أن تكون منسجمًا مع مهارات الاستماع النشطة لديك. تذكر أن:
تحلى بالتعاطف.
- افهم تصورات الآخرين ، وليس تصوراتك فقط.
- قم بقياس مشاعرك وردود أفعالك وتلك الخاصة بالآخرين.
- تعرف على قيمك ومعتقداتك ومعتقدات الآخرين.
- لاحظ علامات التواصل غير اللفظية مثل لغة الجسد.
4. راجع كيفية تلقي التعليقات
تؤثر طريقة تلقي التعليقات على كيفية رد فعلك ، وتؤثر على مدى فعالية تواصلك مع الأطراف الأخرى. إن الانفتاح على التعليقات والنقد أسهل في الكلام من الفعل. نحن بشر. عندما تشتت انتباهك عن أحداث الحياة أو إذا كنت تشعر بالضغوط في العمل ، فقد تتخذ موقفًا دفاعيًا عند أدنى التعليقات التي تأتي في طريقك.
تتضمن بعض هذه الاستراتيجيات ما يلي:
- تعرف على المحفزات والردود على التعليقات وفهمها وقم بإدارتها.
- افصل الرسالة عن “من” أتت.
- استمع إلى النصيحة بدلاً من الحكم.
- قسّم التغذية الراجعة إلى أجزاء قابلة للهضم.
- عندما تسعى للحصول على تعليقات بشكل استباقي ، كن محددًا واطلب شيئًا واحدًا.
- اتخذ خطوات صغيرة لاختبار ما تم اقتراحه لك.
لديك القدرة على التعلم من الملاحظات والنمو منها. يمكن أن يساعدك تقسيم التعليقات إلى أجزاء صغيرة في معالجة الرسالة بشكل أفضل ويكون أقل تفاعلًا في ردك.
5. تقديم ملاحظات موضوعية وملحوظة
يعد هذا من أصعب الأشياء التي يجب القيام بها لأنك قد لا ترغب في الإساءة للآخرين ، أو قد ترغب في تجنب الصراع ، أو لست متأكدًا تمامًا من كيفية القيام بذلك ، أو لست مستعدًا عاطفيًا ، أو تخيم افتراضاتك.
يمكن أن يساعدك نموذج الموقف والسلوك والأثر في تقديم ملاحظات واضحة ومحددة:
- موقف. قدم السياق. اسأل نفسك ماذا حدث وأين ومتى.
- سلوك. صف السلوك. هذا هو الجزء الأصعب لأنك تحتاج إلى التحقق من افتراضاتك. على سبيل المثال ، فإن قول “لقد كنت وقحًا” (شخصيًا) مقابل “لقد قاطعتني” (سلوك يمكن ملاحظته) يغير نبرة الملاحظات. يمكن أن يكون لكونك “فظًا” تفسيرات متعددة بينما يمكنك أن ترى عندما يقاطعك شخص ما.
- تأثير. استخدم عبارات “أنا” لوصف نتائج السلوك.
- تقدم إلى الأمام. اجعل المحادثة تسعى إلى التفاهم من خلال مطالبتهم بالتفكير. ماذا كانت وجهة نظرهم؟ ماذا كان يحدث لهم؟ ماذا أدركوا؟ كيف يمكن أن تنمو من هنا؟
مثال 1:“خلال اجتماع الفريق صباح أمس ، عندما قدمت عرضك التقديمي (الحالة) ، لم تكن متأكدًا من شريحتين وكانت حسابات مبيعاتك غير صحيحة (السلوك). شعرت بالحرج لأن المجلس بأكمله كان هناك. أنا قلق من أن هذا قد أثر على سمعة فريقنا (التأثير) “.
المثال 2:“في اجتماع العميل بعد ظهر يوم الاثنين ، تأكدت من أن الاجتماع بدأ في الوقت المحدد وأن الجميع قد تلقوا الصدقات مقدمًا (الحالة). كانت جميع أبحاثك صحيحة ، وتم الرد على كل سؤال من أسئلة العميل (السلوك). أنا فخور بأنك قمت بعمل ممتاز ووضعت المنظمة في صورة جيدة. أنا واثق من أننا سنحصل على الحساب ، بفضل عملك الجاد (التأثير) “.
إن معرفة كيفية تقديم ملاحظات واضحة ومحددة هي مهارة أساسية لتكون متواصلاً فعالاً في العمل.
6. المتابعة والتأكيد وإنشاء المساءلة
التواصل الفعال في العمل ليس حدثًا لمرة واحدة. ستحتاج إلى مراقبة التقدم بشكل مستمر وتقديم الدعم المستمر. لا تنسى الاعتراف بتقدم زملائك أو فرقك أو قادتك!
استخدم الأسئلة التالية لمساعدتك في تقييم فعالية التواصل المستمر في العمل:
- ما هي الفرص التي تراها؟
- كيف يمكنك التكيف؟
- ما هي القرارات التي يجب اتخاذها؟
- ما هو الدعم الذي يمكنك تقديمه؟
- ما الذي يتعين عليك القيام به لضمان تلقي الرسالة بدقة؟
7. استخدم الاسئلة ال7 للاتصالات
بالنسبة إلى أي وسيط اتصال في العمل ، مراعاة ال7 أسئلة للتواصل لضبط رسالتك:
- ما هو الغرض؟ هل الرسالة سهلة الفهم؟
- ما الذي يمكنك حذفه؟ هل هو في صلب الموضوع؟
- ما هي الحقائق؟
- هل الرسالة خالية من الأخطاء؟ هل هي مناسبة لجمهورك؟
- هل هناك تدفق منطقي؟ هل الرسالة متسقة؟
- هل المعلومات ذات الصلة متوفرة وهل هناك دعوة للعمل؟
- ما هي نبرة رسالتك؟
تلخيص لما سبق
تتطلب طرق ضمان التواصل الفعال في العمل الممارسة والوقت.
ضع هذه الاستراتيجيات السبعة في الاعتبار لتحسين اتصالاتك في العمل حتى تكون رسائلك واضحة وشفافة.
- اعرف جمهورك جيدًا
- اسع لفهم الموقف وتوضيحه
- استمع على مستويات متعددة
- راجع كيف تتلقى التعليقات
- تقديم ملاحظات موضوعية وملحوظة
- المتابعة والتأكيد وإنشاء المساءلة
- استخدم النقاط السبع للتواصل
- استمر في النمو وصقل مهاراتك!
ما هو الشيء الوحيد الذي يمكنك العمل عليه هذا الشهر لتعزيز تواصلك في العمل؟
كن محددًا وتحدي نفسك من خلال تحديد هدف للتواصل في مكان العمل – محدد وقابل للقياس ويمكن تحقيقه وملائم ومقيد بالوقت!
المصادر والمراجع:
[1] ^ Training: Hold High Impact Conversations
[2] ^ Victoria Island University: Workplace Conflict Handling Criticism
[3] ^ Harvard Business Review: Find the Coaching in Criticism
[4] ^ Center for Creative Leadership: Use the SBI Feedback Model to Understand Intent
[5] ^ Mindtools: The Situation – Behavior – Impact Feedback Tool
[6] ^ Mindtools: The Situation – Behavior – Impact Feedback Tool
[7] ^ MindTools: The 7Cs of Communication